Archive for 2009

レポーティング編!全体像を俯瞰しながら相互の関係性を見極めよう!

今年最後の投稿テーマは、報告書作成、つまりレポーティングで締めくくりたいと思います。

多くのビジネスパーソンにとって、的確な報告書作成やレポーティングは最も重要なスキルです。

書き手からすればプレゼンテーション同様、報告書やレポートもいきなり理路整然と流れるように書けるわけではありません。
また、読み手にとっては、Word等で作成された文書情報や報告書から全体像を理解するためには、内容をすべて読まなければなりません。
さらに、文書情報として作成された後で、記述内容の相互関係を理解したり、文書内から重複や抜け・漏れを探し出すためには多大な労力と時間を要します。

この文書型によるアプローチは常に「見えにくい」「わかりにくい」「気づきにくい」といった以下のような課題を常に抱えていることに気づいてください。

つまり、

全体像がわかりにくい
重要ポイントが見えにくい
抜け・漏れ・重複に気づきにくい
特定の場所を示しにくい
最新状況がわかりにくい

ということなのです。

MindManagerを使えば、報告書の構成や骨子をマップ上に展開しながら全体像をすばやく俯瞰することができます。

また、必要に応じてアウトライン形式で流れを確認したり、マップビューで対象を限定しながら途中で焦点を絞り込むこともできます。

さらに嬉しいことにアウトプットは、ワンタッチで多様な形式に変換できるため完成イメージを早期に構築しながら品質を段階的に高めていくことが容易にできるのです。

適切なスタイルで作成されたWord文書であれば、MindManagerにインポートすることで、全体構造をマップ上にすばやく展開して、抜け・漏れ・重複等を発見することもできるのでとても役立ちます。

来年2010年は、私もめでたく年男です。

ビジュアルコラボレーション元年とすべくトラ、トラ、トラの勢いで大いに吠えたいと思います。

読者の皆様をはじめ日頃よりMindjet製品をご愛用の皆様、ご家族ともどもよいお年をお迎えくださいませ。

今年も本当にお世話になりました。

来年も引き続きどうぞよろしくお願いいたします。

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プレゼンテーション編!プレゼンテーションのシナリオとデザインのプロセスを分けよう!

プレゼンテーションの代表的なソフトウェアと言えば、MicrosoftのPowerPointでしょう。
多くのビジネスパーソンが利用するPowerPointですが、これさえあれば完璧かと言えば必ずしもそうとは言い切れません。

その理由は、プレゼンテーションのシナリオは、いきなり直線的な思考のみではうまく設計することができないからです。

プレゼンテーションの聴講者やテーマに合わせて、あれこれとシナリオを練るプロセスは、試行錯誤の連続です。
その試行錯誤を効果的に繰り返すためには、シナリオの全体像が見えることが不可欠なのです。

MindManagerを使えば、プレゼンテーションシナリオの全体像を誰でも簡単に描きだすことができます。
描き出した後で、構成を編集したり、順序を変更するには、単にトピックをドラッグ&ドロップするだけです。

さらに、MindManagerには、マップ形式でプレゼンテーションを行うプレゼンテーションモードとPowerPoint形式でプレゼンテーションを行うPowerPointエクスポート機能が装備されています。
プレゼンテーションのシナリオを変えずに、聴講者やシチュエーションに合わせて適切な方式を選択することができるので大変便利です。


また、プレゼンテーションの対象者が変わる際は、シナリオの全体像をマップで確認しながら構成をドラッグ&ドロップで思いのままに編集し、再度エクスポートするだけでわずか数秒で出来上がり。

特定のスライドの再利用や再構成などもトピック単位に編集ができるのでとてもすばやく、柔軟に編集が可能です。

プレゼンテーションで大切なことは、各スライドのデザインに凝ることよりも、聴講者にきちんと訴求したい内容を伝えることです。

そのためには、プレゼンテーションのシナリオを俯瞰するというプロセスが不可欠です。

MindManagerを使えば、プレゼンテーションの内容を常に俯瞰し、ダイナミックに編集することが可能になるのです。

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ビジュアルコラボレーション実践!ワークスタイルを根本から変えるインタビュー&ヒアリングアプローチ!

私たちが日常行っているビジネス活動の中で最も大切なのは、お客様や相手のことを正しく理解することです。
そのために、私たちは多くの時間を使ってインタビューやヒアリングを通じて相手の話を聞いています。

ここにひとつ大きな課題が立ちはだかります。
それは、私たち一人ひとりは、この人の話を聞くという行為をきちんと教育されていないため、メモのとり方も各自バラバラであり、整理する方法もまちまちです。
単に聞くというレベルではなく、耳を傾けて聴くというレベルになるためには相当の訓練と実践が必要です。

MindManagerを使えば、一見ランダムにとったインタビューメモやヒアリングメモも解釈の視点を与えることであっという間に整理し、全体像をすばやく把握することができます。

MindManagerのマップパーツという機能を使えば、こうした解釈の視点を部品としてパーツ化することで、考える効率をさらに高めることができます。
さらに、Mindjet Catalystでこのインタビューマップを共有して活用すれば、思考レベルの異なる新入社員やベテラン社員でも共通の視点で顧客の声をすばやくマッピングできるだけでなく、共同編集しながら詳細の確認や今後の対応を一緒に検討できるのです。
不思議なものでこのプロセスを一度体験すると、もはや「マインドマップを描く」という概念は頭から消え去り、いかに業務や仕事をやりやすくするかという視点で柔軟に考えられるようになるようです。

全体像を理解し、現在地がわかれば、次のステップとして何をすべきかが自ずと見えてきます。
私たちが、地図をみて次の一歩を踏み出すように状況を正しく把握できれば、自律的に行動を開始することがより容易になります。

頭ではわかっていても実際にやってみないとピンとこないという方は、

ぜひ毎週金曜日の無料トレーニング
にご参加してみてください。

あなたに「眼からウロコ」の体験をお約束します!

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チームのアイディアと知恵をすばやく結集!ブレーンストーミングモード

今日は、MindManagerをお使いの方々が意外と知らない機能「ブレーンストーミングモード」をご紹介します。
MindManagerは、マインドマップツールだと思い込んでしまうとなかなか気づけないことがあります。
それは、すべての思考を中心から放射状に発想しなければならないと思ってしまうことです。
マインドマップは、中心から放射状にトップダウンアプローチで思考を展開するには最適な方法です。
逆に細部の要素から上流に向かってボトムアップアプローチで収束させるにはブレーンストーミングモードが大変便利です。

ホワイトボード上に、アイディアを書き出した付箋紙をペタペタと貼っていく要領で自由な発想を促します。
書き出したアイディアの整理や体系化は、ドラッグ&ドロップで自由自在に思いのままです。

プロジェクターに画面を映し出しながら、ブレーンストーミングモードに切り替えます。
MindManager Lite7のようにこの機能が搭載されていないバージョンでは、フローティングトピックとメイントピックを代用して擬似的にブレーンストーミングモードに仕立てることもできます。

ステップ1では、まず参加者の方からアイディアを集めることに集中します。
ステップ2では、集まったアイディアをグループ分けし、トピックを生成します。
ステップ3では、ディスカッションしながらすべてのアイディアを関連グループへとドラッグして整理します。

この時、参加者の様々な意見や見解の相違を見える化しながら、ひとつの合意点にたどりつくというプロセスが非常に大切です。

状況やテーマに応じてこのボトムアップ方式とトップダウン方式の思考アプローチをうまく使い分けることが思考の生産性を高める上で重要なポイントとなります。
私たちの頭は、決してトップダウン思考だけではないことを忘れずに、状況に応じてうまく使い分けてみてくださいね。

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ビジュアルコラボレーションを実現するプラットフォーム-Mindjet CatalystおよびWeb会議オプション

Mindjet Catalystでは、コラボレーションを前提とするチームや組織といった管理単位ごとにアカウントを作成します。
そして、アカウント内に招待されるユーザーによってのみ共有可能なアプリケーションとワークスペースと呼ばれる作業領域を提供するSaaS型のオンラインサービスです。

Mindjet Catalystへのアクセスは、MindManager8またはWebブラウザから行うことができ、利用者の役割によってその利用範囲を使い分けることができます。

Mindjet Catalystは、MindManagerで培ったマッピング技術を効果的に利用することで、現代のコラボレーション環境が抱える以下の課題を解決し、情報の共有方法を根本的に変えることができます。

①情報の整理・統合
②情報の共有・伝達
③セキュリティ

Mindjet Catalystをコラボレーションプラットフォームとして利用すれば、従来のメールで飛び交う添付ファイルの理解や散在する情報の検索といった非効率な作業時間が大幅に削減できます。
さらにいつでもどこからでも複数のメンバーで同時にマップを編集することができるので、プロジェクトマネージャは時と場所を選ばずに常に最新情報へアクセスすることができるのです。

さらに、Mindjet CatalystのWeb会議オプションを組み合わせることによって、ネットワーク上で最大15人までオンライン会議を低コストで開催することができます。
会議の主催者は、参加要請者に対してメールで招待メールを配信し、セッション番号を伝えます。
参加者は、指定されたセッション番号を入力すれば、Catalystのメンバーでなくても誰でもWeb会議に参加できます。
遠隔地への移動コストや移動時間、さらには会場コストを軽減することでミーティングのコスト効率を大幅にアップすることができるのです。

Mindjet Catalystは、30日間の試用が可能ですので、ぜひ新たなコラボレーションプラットフォームとして体験してみてください。

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Mindjetが実現するビジュアルコラボレーションの世界とは?

今日はこのブログのテーマでもある「ビジュアルコラボレーション」が織り成す世界をご紹介しましょう。
ご存知の通り、Mindjet社は1994年以降、「マインドマップ」を基礎技術としたビジュアル思考ツール「MindManager」を世に送り出し、現在世界で150万人以上のビジネスプロフェッショナルの心を掴みました。

かくいう私もその一人であり、2001年に「MindManager 4.5」という製品に出会って以来、ビジネス、プライベート問わずにあらゆる活動に使い続けて10年という歳月が過ぎようとしています。
私自身が、一人のファンとしてまたヘビーユーザーとして強く願い続けてきたのは、いかにして多くの人たちが自然にマップというものを通じてスマートに仕事を行えるかということでした。

長い年月を経て、この願いは着々と実現へと向かい今それを実現できる環境が整いつつあります。
これまで、Windows-PC上でしか実現できなかった世界は、Apple-MacそしてiPhone/iPod Touchへと広がり、さらにWebベースのクラウドサービス-Mindjet Catalystへと進化を遂げています。

Mindjetの思想は、個人のための「マインドマップ」を描くことにフォーカスするのではなく、あくまで「マインドマップ」を優れた手法として利用することに徹しています。
ビジネスや業務を見える化し、個人やチームの創造性や生産性を高めながら、あらゆるビジネスシーンをスマートにすることが狙いです。

スマートとは、マップを共有することで常に全体像を把握し、一人ひとりが自律的に行動できることを意味しています。

それを実現するのが、Mindjetの「ビジュアルコラボレーションプラットフォーム」の使命なのです。

さあ、あなたも「ビジュアルコラボレーション体験コース」(12月25日)で新しい世界を体験しましょう。

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ビジュアルコラボレーション実践!コミュニケーション編-言語の壁をビジュアライゼーションで打ち破れ!

日常のビジネスシーンや業務にMindjet CatalystやMindManager8を効果的に役立てる方法をご紹介するビジュアルコラボレーション実践!
本日は、いよいよ第四弾「コミュニケーション編」です。

大企業をはじめグローバルな組織やチームでコラボレーションを経験すればするほどやはり課題となるのは円滑なコミュニケーションです。
恥ずかしながら私、外資系企業でお仕事をさせていただきながら英語が大の苦手です。
もちろん、ソフトウェア企業に長年勤めてきましたので、専門用語やマニュアルの読解、業務上のメールのやりとりくらいならなんとかなります。

しかし、電話や会議で米国人とネイティブに会話となるとアウトです。
とは言っても、仕事は高い品質でこなすのがプロというものですので、ここは知恵を絞ってビジュアルに解決する方法を考えてみましょう。

今日は、リリース前のソフトウェア製品の品質を事前に確認し、必要に応じて開発部(米国)の担当者に状況を報告、解決をはかっていくシーンを取り上げます。

こういった場合、通常は把握した問題ごとにメール(英語)で報告、必要に応じて再現手順や画面ショットを添付する方法が一般的かと思います。
この時、問題となるのは、メールの受信者が言葉はもちろん、製品に関する知識やスキルまで同等のレベルでない限り情報は正しく伝わりにくいということです。
結果的に、その確認のためのメールが何通も飛び交うことになり、状況は複雑さと混沌に包まれていきます。

こんな時は、Catalyst上にビジュアルなマップを共有することで、コミュニケーション上の複雑さを取り除くことができます。
ビジュアルコミュニケーションは、「読んで理解する」コミュニケーションを「見て理解する」コミュニケーションへと変えることで、言葉の壁をぶち破ることができるのです。

以下に品質の検証者と開発担当者とのコラボレーション方法をご紹介しましょう。

1. 品質の検証者は、製品のコンセプトを理解しながら製品の機能構造をマッピングします。
2. 不具合や疑問が生じた箇所のトピックには、問題トピックを追加します。
3. 品質報告の凡例(Ledgend)を設定し、必要に応じてトピックに記号を付与します。
4. 必要に応じて、ノートに詳細情報や再現手順、添付ファイルとして画面キャプチャを添付します。
5. 開発者に、共有したマップと凡例を示し、確認と修正を要求するメールを送信します。
* この時、マップや詳細情報、画像ファイルをメールに添付する必要はもはやありません。
6. 開発者は、凡例にしたがってマップ上からすばやく問題となる情報へアクセス、状況を把握します。
7. 必要に応じて、ノートにコメントを追記したり、修正を完了したらあらたに記号を変更します。
8. 開発者からの修正報告に伴い、再度検証を実行し、品質の改善を確認します。

Catalyst上にあるマップは、常に最新状態が保持されているので、開発者、品質検証者はいつでも、どこからでも最新の情報を正しく、すばやく把握することができます。
蓄積された個別で複数のやりとりメールの中から、製品全体の品質の最新状況を把握することがどれほど難しく、労力がかかることが想像してみてください。

常に地図(マップ)を見ながら、全体像と現在地を把握し、次の行動へと移ることができる-これがビジュアルコラボレーションの本質なのです。

凡例記号の定義と品質確認状況 (色と記号、画像を使ったビジュアルコミュニケーション例)

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