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Mindjet Collaborative Work Management – SNS時代のコラボレーションシナリオ

これまで、主にブレーンストーミングやアイディアの創出を中心に利用されてきたMindManagerは、今年の12月に統合された環境Mindjetとしてより効果的な戦略策定やスケジューリング、さらにはコンテンツやタスクのプランニングおよびマネジメントに至るまでの包括的なコラボレーションシステムとして生まれ変わります。

情報爆発時代のソーシャルネットワークビジネス環境を生きる私たちには、これまでとは違ったワークスタイルやコラボレーションスタイルが求められています。
マルチタスク、マルチプロジェクトを余儀なくされる多忙なビジネスパーソンにとって最も大切なことは、

「たとえ限られた時間でも少しずつ、確実に仕事を進行させ、ゴールを達成する方法」

を誰もが身につけることです。

Mindjetが推進するCollaborative Work Managementを導入、活用することによって、人々の仕事のやり方は一体どのように変わるのでしょうか?

ここに、役割の異なるマネジメント層、リーダー層、メンバー層が、Mindjetの製品やサービスを通じてどのように効果的に仕事を進めていくのかといった実践的なシナリオをデザインしてみました。

以下に上記シナリオが求められる背景やコラボレーション要件を10の視点から整理してみました。

ぜひ、ご自身の環境に照らし合わせていただき、考察してみてください。

①アイディアや仕事はいつ、どこで思い浮かぶかわからない
  通勤途中の電車、客先への移動中、食事中、コーヒーショップで休憩中等、決してオフィスのデスクの上やパソコンに向き合っている時とは限りません。

  思いついた時に、スマートフォンやタブレットからいつでもアイディアを手軽に入力できる…多忙な人こそそんな環境を切望しています。

②プロジェクトに関わる人々の作業環境はますます多様化している
  オフィス内のデスクトップ、ノート、外出時のモバイル、帰宅後のホーム環境等、私たち一人一人が使用する情報機器は実に多様化しています。

  どこにいても、どんなデバイスからでも、プロジェクトに関わる情報にいつでもアクセスできる環境が私たちには必要とされています。

③ダイナミックなチーム編成にも柔軟に対応できる情報共有環境が必要とされる
  異なる企業や組織、異なるインフラ環境、異なる情報管理スキル等を持った人たちをチームとしてダイナミックに編成しなければなりません。

  ダイナミックに編成されたチームに最も必要とされるのは、メンバーの変更にもすばやく柔軟に対応できる共通の情報共有環境です。

④仕事(タスク)は、必ずしも指示的な依頼から発生するとは限らない
  サブタスク、自ら生み出す仕事、自らに課す仕事、自ら気づく仕事等、仕事は様々なレベルで存在しています。

  アサインされた仕事を完了するためには、付随するサブタスクをきちんと認識し、マネジメントできなければなりません。

⑤チーム内のアイディア、情報、タスクの共有プラットフォームが必要である
  多くの場合、アイディアや情報マネジメント、タスクマネジメントといったシステムは分断され、一つに統合されていません。

  チームとして効率的に働くためには、アイディアや情報、タスクが一つに統合された共有プラットフォームが必要となります。

⑥プロジェクトチーム全員に有償ライセンスを与えることは難しい
  プロジェクトに参加するメンバー全員が、必ずしも全ての機能を必要とするわけではありません。

  ソーシャルネットワーク時代のプロジェクト形態においては、有償ライセンスを無制限に追加することはあまり現実的ではありません。

⑦自らの仕事がプロジェクト全体に及ぼす影響を理解することはそうたやすくない
  
プロジェクトは、各メンバーの担当している仕事が積み重なって全体を構成していますが、自身の仕事が全体に及ぼす影響を理解することはそう簡単ではありません。

  プロジェクトの部分や全体を理解するには、自分のタスクだけでなくチームのタスクをリスト、マップ相互から参照できなければなりません。

⑧リストによる線形的な視界のみでは、複雑な仕事構造は決して理解できない
  仕事を要領よく生産的に進める上で、リストはとても役に立ちますが、複雑な仕事の構造を理解することは決してできません。

  マネージャーやリーダーには、リストのみでは決して得られない大局的な視点や構造的な視野を持つことが常に求められています。

⑨メールやファイルといった個々の情報は、仕事や人に結びついていない
  メールやファイルといった情報は、バラバラに散在し、現実の仕事や人にはリンクされていません。  

  共有された仕事(タスク)に関する重要なやりとりや情報を簡単に関連付けることができれば、私たちの理解に対する負荷は大幅に軽減できます。

⑩チームのメンバーは、常にダイナミックに入れかわるリスクを背負っている
  
ソーシャルネットワーク時代のプロジェクトにおいては、メンバーの入れ替わりも実にダイナミックです。

  プロジェクトのメンバーをダイナミックに追加し、タスクのアサイン、フォローアを柔軟に変更するためには優れたタスクマネジメント環境が必要不可欠です。

以上、ソーシャルネットワーク時代の特徴とも言えるコラボレーション要件を整理してみました。

あなたにとってはいくつ当てはまるものがありましたか?

Mindjet Collaborative Work Managementの導入と実践によって、この10の要件を満たすことが私たちのゴールです。

Mindjetの新たな世界に興味のある方は、2012年12月6日(木)に開催予定のプロダクトセミナーへぜひご参加ください。

セミナーの詳細ならびにお申込は、下記のページからどうぞ。

午前の部:システム開発、IT部門向け事例紹介(要件定義における活用)を含む

午後の部:製造業向け導入事例紹介(ISO監査時における活用)を含む

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Mindjet 11新機能プレビュー③:リボンメニューを自分好みにカスタマイズできる!

MindManagerは、これまでVersion7以降ユーザインタフェースとして、Microsoft Officeのリボンに準拠してメニューを実装してきました。

リボンインタフェースは、Microsoft社のユーザー調査によって、従来のプルダウン形式のメニューでは実際には存在している機能がユーザにとっては見つけにくいといった点を改善したと言われています。

しかしながら、日本のユーザーの声を聞いてみるとインタフェースとして長期間慣れてしまったプルダウンメニューを変更されたことによる「わかりにくさ」や「使いにくさ」の弊害が生じているのもまた現実のようです。ユーザインタフェースというのは本当に難しいものですね。

Mindjet 11では、これまで通りリボンを採用していますが、これまでとは違い独自のタブやグループを定義し、リボンメニューを自分の使いやすいようにカスタマイズすることができるようになりました。

やり方は、いたって簡単!リボンのカスタマイズを実行すると下記のカスタマイズ用のダイアログが表示されます。

左側がコマンドの選択領域、右側がメニューの定義領域です。必要に応じて独自のタブやグループを作成した後で、左側から適切なコマンドを選択し、「追加」ボタンをクリックするだけでOKです。

ここでは、例として「デモンストレーション」という名前のタブに「プランニング」「意思決定」「表示制御」「タスクマネジメント」「ユーザインタフェース」というグループを定義して、それぞれのグループにデモでお見せするコマンドを配置した例を示しておきましょう。

画面の表示幅の都合上、必要に応じて名前を短くすることもできますので、自分にとってより使いやすく、わかりやすいインタフェースを作成することができ大変便利です。

メニューをカスタマイズする過程で、もしかしたらこれまで気がつかなかった便利なコマンド(機能)にめぐり合えるかもしれませんね。

ぜひ、自分好みのユーザインタフェースを確立してより使いやすい作業環境を構築してみてください。

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Mindjet 11新機能プレビュー②:これは簡単!自動集計、計算トピックの実装法

前回の投稿で紹介したトピックの自動集計、計算機能ですが、その実装の方法が気になる方も多いと思います。

Mindjet 11で実装されたこの機能は、従来から持っている「カスタムプロパティ」の機能を強化、拡張したものですが、操作面も考慮されています。

これまでは、個々のトピックごとに固有のプロパティ値を定義する必要があり、コピーや印刷なども行うことができませんでした。

Mindjet 11では、自動集計機能に加えて、特定のプロパティの値を他のトピックへコピーしたり、任意のトピックのプロパティ値を印刷することが出来るようになりました。

また、自動集計が必要となる項目を「自動計算」機能によって、いつでも、簡単に実装することができるのです。

下記の画面は、挿入タブから「自動計算」機能を実行した際に表示されるダイアログとなります。

集計を要するプロパティ名には任意の項目名を割り当てて、必要に応じて種類や計算方式をプルダウンメニューから選択できます。

ここでは、「売上予測」という項目を「通貨」、「合計」として定義して、選択されているトピックに連なるすべてのトピックを対象に展開します。

プロパティの作成範囲は、この他に「選択されたトピックとサブトピック」と「選択したトピック」をニーズに応じて選択することができます。

また、プロパティの展開範囲の一部を除きたい場合などは、トピックを閉じた状態にしておくことで対象範囲から取り除くことができますので大変便利です。

以下の例は、「株式会社DEFソフトウェア」のみを「営業部」と「開発部」に分けて売上予測を展開したものです。

この機能は、一度定義されたプロパティトピックに対しても、いつでも集計項目を追加することができるので非常に助かります。

「売上予測」を展開した後で、「数量」や「営業コスト」を追加したいといった場合に、柔軟に実装することができます。

さあ、後は実際の数値をどんどん入力するだけで、全体の売上やコスト、数量が積みあがっていきます。

業務上、常にこのような数値情報とスプレッドシート(Excel等)を通じて向き合っている方は、ぜひこの視界の違いを実感してみてくださいね。

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Collaborative Work Management 実現に向けて – Mindjet モデルチェンジ!

Mindjetは、2011年にリリースされたMindManager 2012とクラウドサービスMindjet Connectをベースにビジュアルコラボレーションを推進してきました。

iPhone, iPadをはじめとして、Androidといったモバイル環境も充実し、私たちの仕事環境はよりスマートな世界へと変わりつつあります。

そして、2012年Mindjetはさらに”Collaborative Work Management”を実現するために、新たな挑戦を開始します。

これまで、主にブレーンストーミングやアイディアの創出を中心に利用されてきたMindManagerは、統合された環境Mindjetとしてより効果的な戦略策定やスケジューリング、さらにはコンテンツやタスクのプランニングやマネジメントに至るまでの包括的なコラボレーションシステムとして皆様のお役に立つことでしょう。

Mindjet およびMindjet 11が切り拓く新たな世界の詳細については、これから1ヶ月間、本ブログを通じて順次ご紹介していく予定です。

どうぞお楽しみに!

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MindManager for Windows – Windows8対応に関するお知らせ

2012年10月26日、マイクロソフト社よりWindows8がリリースされました。

2012年10月26日現在、マインドジェット社より販売しておりますMindManager  for Windowsシリーズについては、Windows8での動作保証を公式に表明しておりません。

Windows8に正式に対応した製品につきましては、2012年12月(予定)に、新製品Mindjet 11としてリリースする予定です。

現在すでにMindManager for Windowsを購入済みのお客様や購入を検討されている(試用中)のお客様におきましては、恐れ入りますがWindows8へのアップグレードは今しばらくお待ちいただければ幸いです。

MindManager for Windowsのいかなるリリースであっても、Windows8へのインストールおよび動作に問題が発生した場合、サポートすることができませんのでくれぐれもご注意ください。

新製品Mindjet 11のリリース準備が整いましたら、弊社Webサイトならびにメール等でご案内いたしますのでしばらくお待ちください。

また、Minjet 11の新機能や新たなライセンス体系などにつきましては、11月1日以降、順次情報を公開して参りますのでどうぞお楽しみに!

ご不便をおかけしますが、ご理解、ご了承のほどよろしくお願いいたします。

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MindManager 2012新機能プレビュー①:初心者に優しいユーザインタフェース

MindManager Version 9の後継製品となるMindManager2012の新機能やコンセプトをご紹介するシリーズ第一弾は、ユーザインタフェースです。

開発する際に心がけた想いは「初心者を決して困らせないこと」です。

なお、現在、日本でのリリースに向けて日本語版を開発中のためイメージは英語となりますが、製品版では音声、解説等は日本語なりますのでどうぞご安心ください。

MindManagerをはじめてご利用になる初心者の方々が、起動後に最初に困ること…

それは、画面の中央に「中心トピック」と表示された状態から「これから私は何をすればいいの?」と困ってしまうことではないでしょうか?

中心から放射状に自由に…と言われても慣れていない方にとっては、なかなか利用するイメージや操作がすぐにはわかりません。

そんな初心者の方々のために、MindManager 2012からは、起動直後の画面にビデオとチュートリアルがセットになったラーニングコンテンツが表示されるよう改善されました。

音声と動画によって、直感的なイメージをつかみたい方は、まずは「ビデオ」をご覧ください。

さらに詳しい手順や操作をじっくりとステップバイステップで学びたい場合は、「ステップバイステップ」を選択できます。

ビデオやチュートリアルは、「概要」、「マッピングの基礎」、「コラボレーションと共有」といった4種類のコンテンツが用意されており、利用者のスキルとニーズに合わせて何度でも学習することができるため初心者にとって大変ありがたい機能です。

もちろん、基本的な操作や手順がマスターできれば、起動後にビデオを表示する状態をいつでも無効にすることができます。

また、Office 2010に準拠したリボンインタフェースでは、「ホーム」タブから最も利用頻度が高いと思われる機能にすばやくアクセスできるよう配慮されていますので、色々なタブを開いて迷子になることもありません。

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「情報」を「行動」に役立てて、「知識」へと昇華させる秘訣とは?(BCP実装編)

2011年3月11日に発生した未曾有の災害(東日本大震災)がもたらす被害と影響は甚大なものとなりました。

今日は今後も発生するであろう災害がもたらすビジネス活動への影響対策として「事業継続計画(BCP)」と「情報マネジメント」の視点から考察してみたいと思います。

まず最初に、事業継続計画(BCP)とは、

企業が自然災害、大火災、テロ攻撃などの緊急事態に遭遇した場合において、事業資産の損害を最小限にとどめつつ、中核となる事業の継続あるいは早期復旧を可能とするために、平常時に行うべき活動や緊急時における事業継続のための方法、手段などを取り決めておく計画である

と定義されています。

具体的には、経済産業省から公開されている「事業系計画策定ガイドライン」に基づき、個々の企業が準備・対策を行わなければなりません。

ここで、問題となるのはこういったガイドラインやBCP策定を支援する機関によって提供された膨大な情報をどのように正しく理解し、すばやく計画に落とし込み、イザという時の具体的な行動に生かせるかといった点です。

私たちのビジネス環境および社会環境は今や膨大な情報空間の中に存在しており、夥しいほどの情報が氾濫し、言わば情報洪水と化しています。

私たちは、常にこの膨大な情報の中から自身にとって役立つ情報を探し出し、正しく理解して、自らの行動へと生かさなければなりません。

本来、情報の目的は、情報の受け手に対して正しい理解と行動を促すことです。

しかし、多くの場合、情報はその発信者の立場と視点で編集されている場合が多く、必ずしも情報の受け手にとってわかりやすい形式で提供されているとは言い難い状況を生み出しています。

たとえ、ガイドラインをもとに自社にとって必要不可欠なマニュアル体系を構築し、すべて文書化したとしても平常時の教育、訓練やイザと言う時にすばやく役立て行動に生かすことができなければ意味がありません。ここで大切なことは、情報は行動に生かされてはじめて役立ち、知識に昇華されるという点です。

それでは、散乱する情報をいかに行動へと役立て知識へと昇華させたらよいのでしょうか?

その秘訣は、情報の受け手が自分にとって必要な情報を適切なカタチに整理できる便利な道具と編集可能な地図(マップ)を持つことです。

ここでは、その代表的な道具であるMindManagerを使って事業継続計画(BCP)を効果的に策定・運用する上でどのように役立てることができるかを簡単にご紹介したいと思います。

まず最初にご紹介したいのは、事業継続計画(BCP)を策定、導入・運営、実施といったPDCAサイクルを1枚に統合したプロセスマップです。

4つのメイントピックには、例としてBCPをマネジメントする上でのPDCAサイクルの主要な要素を割当てています。

各プロセスに対しては、それぞれの主要な活動を割当てることで常にBCPの策定・運用に関わるマネジメントサイクル全体を俯瞰することができます。

情報を階層的に整理・構造化することで、必要に応じて概略情報から詳細情報へといつでもすばやくアクセスできるようになります。

  • Plan:BCP 構築サイクル

     自社の事業を理解し、準備、事前対策を検討しながら、事業継続計画(BCP)を具体化します。

  • Do:BCP 実施体制

     BCPを実施する際の体制を構築し、役割を明確に定義しておきます。

  • Check:BCP 導入・運営

     BCPの文化を定着させ、テスト、維持・更新します。

  • Action:BCP 実施フェーズ

     BCPを発動させ、業務の再開、一部復旧、全面復旧を行います。

次に、BCPの実施体制の主役となる対策本部(上図の赤丸)の役割に焦点をあててみることにしましょう。

MindManagerでは、対策本部の詳細項目にアクセスしたい場合は、該当のトピックを選択した後で、F4キーを押下することで選択された分岐のみをすばやく表示することができます。つまり、対象とするトピック領域のみにすばやくフォーカスすることができるため、思考の集中力とリズムのバランスを高めることができます。

こういった情報アクセスは、利用者にとっては理想とするところですが、構造化されていない文書型のアクセス方式では非常に困難となります。

ここでは、対策本部がそれぞれのフェーズにおいてどのような役割を果たさなければならないのかを俯瞰することができるため、必要に応じて新たな役割を追加したり、見直したりする際に変更が容易であり、大変便利です。

従来の組織図や体制図による表現では、どちらかというと組織に属する部門や人を中心として描かれる場合が多く、それぞれのチームの具体的な役割は別の箇所やページに記載されているため不明確であったり、理解しにくかったりします。

また、文書化されてしまった情報は、更新や変更といった変化をすばやく認識することが難しいため、時間とともに情報の品質や信頼性を維持しにくくなるという根本的な課題を常に抱えています。

MindManagerを利用すれば、こういった更新や変更の結果をすばやく理解し、必要に応じてアウトプットへ速やかに反映することができます。

最後に、BCP発動後の実施フェーズ(上図の青丸)に焦点をあてて具体的な活動計画として展開する例をご紹介しましょう。

MindManagerのトピック送信機能を使えば選択された任意のトピック(BCP実施フェーズ)以下をすばやく別のマップへ移動したり、複写することが簡単にできます。

この機能をうまく利用することで、各フェーズで定義された実施項目をすばやく別マップとして展開することができます。

さらに、各トピックに、開始日や期限、優先度といった仕事属性を付与することで具体的な計画をチームでダイナミックにすばやく策定することが可能になります。

この機能を効果的に利用することで、BCP発動前の教育、訓練時の実施シミュレーションとしても大いに役立てることができます。

通常、文書として情報化されてしまった実施項目は、具体的なアクションプランへと変換する際に多大なワークロードと時間を必要とします。

この問題は、事業継続計画のような非日常的な活動項目を計画する際には、特に影響や時間的なロスが大きいため注意が必要です。

以上解説したように、「情報」は「行動」に役立ててこそ意味がありますが、私たちの周辺にある情報はそのままでは行動に生かすことが常に難しい状況にあります。

結論として、「情報」を「行動」に役立てて、「知識」として昇華させるには、情報を地図(マップ)化し、継続的に編集し続けることなのです。

本投稿で紹介した事業継続計画(BCP)の実装サンプルについては、Mindful Programの一環としてマップコミュニティサイト(Maps for That!)でも閲覧可能です。

MindManagerを活用したBCPの策定・導入・実施を通したPDCAサイクルの革新方法に興味・関心のある方は、ぜひ一度ご覧ください。

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